1. افزایش همکاری و اشتراک‌گذاری موثر
شیرپوینت با ارائه یک بستر مرکزی برای اشتراک‌گذاری اسناد و اطلاعات، همکاری تیمی را بهبود می‌بخشد. اعضای تیم می‌توانند به راحتی به اسناد دسترسی داشته باشند، تغییرات را مشاهده کنند و نظرات خود را به اشتراک بگذارند. این امکانات باعث می‌شود تا پروژه‌ها سریع‌تر و با هماهنگی بیشتری پیش بروند.
تصور کنید یک تیم بازاریابی می‌تواند تمامی طرح‌های تبلیغاتی، گزارش‌های بازار و استراتژی‌های خود را در یک کتابخانه اسناد شیرپوینت ذخیره کند و تمامی اعضا به این اسناد دسترسی داشته باشند و نظرات خود را به صورت مستقیم در اسناد ثبت کنند.
2. مدیریت موثر محتوا
شیرپوینت ابزارهای پیشرفته‌ای برای سازماندهی و مدیریت محتوا ارائه می‌دهد. سازمان‌ها می‌توانند اسناد، فایل‌ها و اطلاعات خود را به صورت ساختاریافته ذخیره کنند و به راحتی به آنها دسترسی پیدا کنند. همچنین، قابلیت‌های جستجوی قدرتمند شیرپوینت به کاربران امکان می‌دهد تا به سرعت محتوای مورد نظر خود را بیابند.
فرض کنید که یک سازمان بزرگ می‌تواند از شیرپوینت برای ذخیره و دسته‌بندی تمامی اسناد حقوقی و قراردادهای خود استفاده کند و با استفاده از قابلیت جستجو، در کمترین زمان ممکن به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کند.
3. اتوماسیون فرآیندهای کاری
شیرپوینت امکان اتوماسیون فرآیندهای کاری را با استفاده از ابزارهایی مانند Power Automate فراهم می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای مختلفی مانند تایید اسناد، درخواست‌های مرخصی، و گزارش‌دهی را اتوماسیون کنند و بدین ترتیب زمان و منابع کمتری صرف انجام کارهای دستی کنند.
یک فرآیند درخواست مرخصی می‌تواند به طور کامل در شیرپوینت اتوماسیون شود؛ کارمندان می‌توانند درخواست مرخصی خود را ثبت کنند و این درخواست به صورت خودکار برای تایید به مدیر مربوطه ارسال شود.
4. امنیت و کنترل دسترسی پیشرفته
شیرپوینت امکانات امنیتی قوی‌ای دارد که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا دسترسی به اطلاعات حساس را به طور دقیق کنترل کنند. می‌توان برای هر کاربر یا گروه کاربری سطح دسترسی متفاوتی تعریف کرد و از این طریق اطمینان حاصل کرد که فقط افراد مجاز به اطلاعات خاص دسترسی دارند.
یک شرکت فناوری می‌تواند پروژه‌های تحقیق و توسعه خود را در شیرپوینت ذخیره کند و دسترسی به این پروژه‌ها را فقط به تیم‌های مربوطه محدود کند تا از اطلاعات حساس محافظت شود.
5. یکپارچگی با ابزارهای دیگر مایکروسافت
شیرپوینت به خوبی با دیگر ابزارهای مایکروسافت مانند Microsoft Teams، Outlook و OneDrive یکپارچه می‌شود. این یکپارچگی باعث می‌شود تا کاربران به راحتی بتوانند بین ابزارهای مختلف سوئیچ کنند و تجربه کاری یکپارچه‌ای داشته باشند.
یک تیم پروژه می‌تواند از Microsoft Teams برای ارتباطات روزانه استفاده کند و تمامی اسناد و فایل‌های پروژه را در شیرپوینت ذخیره کند و از طریق Teams به آنها دسترسی داشته باشد.
