• سیستم مستندات سازمانی | DMS (Document Management System)

    سیستم مدیریت مدارک مهندسی

سیستم مستندات سازمانی | DMS (Document Management System)

سیستم مدیریت مستندات سازمانی (Document Management System) یک بستر متمرکز و امن برای نگهداری، طبقه‌بندی، جستجو و مدیریت چرخه عمر مستندات داخلی سازمان است.
وقتی سازمان‌ها با حجم بالایی از اسناد اداری، مکاتبات، آیین‌نامه‌ها، صورتجلسات، فرایندها، گواهی‌ها، فرم‌ها و دستورالعمل‌های داخلی مواجه می‌شوند، مدیریت سنتی آن‌ها باعث گم‌شدن اطلاعات، نسخه‌های متعدد، عدم کنترل دسترسی و عدم ردیابی تغییرات می‌شود.

 

چرا سیستم مستندات سازمانی | DMS ما را انتخاب کنید؟

  • مدیریت هوشمند اسناد: ذخیره، دسته‌بندی و آرشیو خودکار میلیون‌ها سند با جستجوی پیشرفته و هوش مصنوعی. دیگر نیازی به گشتن در درایوهای پراکنده نیست!
  • همکاری بی‌نقص: تیم‌های دورکار، مدیران و کارشناسان – همه در یک پلتفرم امن SharePoint، همزمان ویرایش کنند و تغییرات را ردیابی کنند. بهره‌وری ۳ برابری تضمینی!
  • امنیت درجه یک: رمزنگاری end-to-end، کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، و رعایت استانداردهای GDPR و ISO. داده‌های حساس سازمانتان در امان می‌ماند.
  • یکپارچگی کامل: ادغام seamless با Office 365، Teams و Power BI. همه ابزارهای مایکروسافت را در یک اکوسیستم قدرتمند تجربه کنید.
  • مقیاس‌پذیری بی‌حد: از استارت‌آپ‌های کوچک تا غول‌های صنعتی – DMS ما با رشد شما رشد می‌کند، بدون هزینه‌های پنهان.
    سیستم مستندات سازماتی شیرپوینت

شرکت‌های پیشرو مانند شرکت همراه اول، شرکت فکور صنعت تهران با DMS دکسیرو، ۴۰% زمان جستجوی اسناد را کاهش دادند و ROI خود را در کمتر از ۶ ماه دوبرابر کردند. شما هم می‌توانید!

امکانات و قابلیت ها

  • ذخیره‌سازی و آرشیو متمرکز مستندات
  • کنترل نسخه و مدیریت ورژن‌ها (Version Control)
  • جستجوی پیشرفته و هوشمند مبتنی بر SharePoint Search
  • طبقه‌بندی و مدیریت Metadata مستندات
  • تعریف و اجرای گردش کارها و فرآیندهای تأیید (Workflow)
  • مدیریت سطوح دسترسی و امنیت مبتنی بر نقش‌های سازمانی
  • مدیریت چرخه عمر اسناد (Document Lifecycle Management)
  • ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی
  • یکپارچگی کامل با Microsoft 365 و نرم‌افزارهای سازمانی
  • ثبت تاریخچه و فعالیت‌های کاربران (Audit Trail)
  • امکان اشتراک‌گذاری کنترل‌شده و امن اسناد
  • مدیریت مستندات واحدهای سازمانی (HR، مالی، قراردادها و...)
  • مرکز مدیریت آیین‌نامه‌ها، سیاست‌ها و فرم‌های سازمانی
  • ساختاردهی کتابخانه‌ها و مخازن اطلاعات برای هر دپارتمان
  • پشتیبانی از انواع فرمت‌های اسنادی و چندرسانه‌ای
  • نمایش و پیش‌نمایش آنلاین اسناد بدون نیاز به دانلود
  • امکان برچسب‌گذاری (Tagging) و دسته‌بندی هوشمند
  • امکان ایجاد سطوح دسترسی متفاوت و تعریف کنترل کننده های مدرک
  • امکان اتصال به PowerApps برای فرم‌های دیجیتال
  • امکان تعریف یادداشت‌ها، نظرات و تاریخچه تغییرات
  • جستجوی محتوای داخل فایل‌ها (OCR & Content Search)

ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم

مشاوره رایگان