سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات

سیستم مدیریت مدارک مهندسی (EDMS)

سیستم مدیریت مدارک مهندسی (Engineering Documents Management System)

یکی از اصلی ترین فازها در پروژه هایی که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز E یا همان فاز مهندسی و طراحی پروژه است که اولین فاز از فازهای سه گانه با این رویکرد می باشد. در یک پروژه مهندسی با توجه به ماهیت آن که همواره بر پایه و اساس تولید مدارک استوار است،، مقوله مدیریت اطلاعات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در پروژه های مهندسی، خروجی و محصول پروژه بر پایه مدارکی استوار است که نهایتا فازهای بعدی پروژه (یعنی P و C ) و پس از آن (پیش راه اندازی، راه اندازی و نگهداری ) را تغذیه می نماید. در این پروژه ها کلیه تعاملات پروژه بر پایه رد و بدل شدن مدارک و اطلاعات مربوط به آن و مکاتباتی استوار است که نهایتا مدیریت صحیح مجموعه بر این اطلاعات سبب پیش برد صحیح و سریع پروژه می گردد. dexiro شیرپوینت پورتال

حجم کار بخش مهندسی در پروژه‌ها در تمام بخش‌ها از MC و GC گرفته تا شرکت مهندس مشاور، استفاده از ابزارهای تخصصی مدیریت مدارک مهندسی را به نیازی استراتژیک تبدیل نموده است. به همین رو این سیستم یکی از اولین و مهمترین سیستم‌های نرم‌افزاری در بسیاری از سازمان‌های پروژه‌ای به شمار می‌رود.

تعدد مدارک مهندسی یک یا چند پروژه، نسخه‌های مختلف مدارک و دغدغه در دسترس بودن آخرین نسخه، دستگردانی داخلی، ارتباطات اطلاعاتی بین بخش یا شرکت مهندسی با سایر ذینفعان درگیر، صحت کمی و کیفی مدارک، محاسبه پیشرفت کار مهندسی و … همه و همه بخشی از نیازی است که طی این مسیر را برای هر شرکت مرتبط با مهندسی متوسط و بزرگی اجتناب ناپذیر کرده است.

سیستم مدیریت مدارک مهندسی علاوه بر پوشش این نیازها ضمن ارتباط یکپارچه‌ای که با سایر سیستم‌ها ایجاد نموده است مزیتی حیاتی در اجرای مجموعه پروژه را به ارمغان می‌آورد. این ارتباط‌ها به خصوص با بخش دفتر فنی مهندسی سایت پروژه، تدارکات و خرید کالا، تسریع بخشی و بازرسی کالای پروژه، کنترل کالای سایت پروژه، کنترل کیفیت، ساخت و نصب بسیار حایز اهمیت هستند.

امکانات و قابلیت ها

کنترل بر اساس فهرست پایه مدارک (MDR)
مدیریت همزمان چند فهرست پایه‌ای مدارک (MDR) در یک پروژه
دستیابی و مشاهده اطلاعات و سوابق همه نسخه‌های مدارک
کنترل خودکار نسخه‌های مدارک
محاسبه درصد پیشرفت
فهرست توزیع مدارک و توزیع خودکار/دستی
دستگردانی
گزارش وضعیت لحظه‌ای دستگردانی
محاسبه تاخیرها در گردش مدارک داخلی / خارجی
مرکز کنترل مدارک پروژه – دبیرخانه مهندسی (DCC)
مدیریت ترانسمیتال‌های وارده ، صادره و داخلی

مدیریت نامه نظرات وارده و صادره (Comment Sheets)
مدیریت مکاتبات رفع ابهام
دستیابی سریع به اسناد و گیرندگان یک ترانسمیتال
تولید خودکار ترانسمیتال صادره، نامه نظرات صادره، نامه رفع ابهام صادره
کنترل چرخه مبادله مدرک مهندسی بین ذینفعان
گروه بندی مدارک مهندسی
امکان ایجاد سطوح دسترسی متفاوت و تعریف کنترل کننده های مدرک
کنترل دسترسی مشاهده هریک از فایل‌های مرتبط به مدرک
ارائه گزارشات و داشبورد های مدیریتی از وضعیت مدارک در سیستم
• امکان بارگذاری و ایجاد آرشیو فنی مراجع و مدارک فنی و مهندسی شامل استاندارد ها مهندسی، هندبوک ها، کتابچه و …

مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک مهندسی

تهیه پکیج خرید (Inquiry Package Preparation)

زمانی که در فاز مهندسی مدارک و مستندات خرید شامل مدارک MR و MTO توسط تیم مهندسی تهیه می شوند، کار تیم تدارکات نیز در آن پروژه آغاز می گردد. مدارک تهیه شده توسط تیم مهندسی با سایر مدارک فنی و مهندسی مرتبط نظیر نقشه ها، محاسبات و برگه های فنی پیوست درخواست خرید از طریق نرم افزار کنترل مدارک مهندسی به سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات ارسال می گردند. در این فاز تیم تدارکات پروژه با ورود به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات با مطالعه مستندات دریافتی و با آگاهی از فیلد فنی آن درخواست، اقدام به ایجاد یک پکیج خرید و سپس تهیه مستندات و مدارک مربوط به خرید آن مدرک می نمایند. مستنداتی نظیر اسناد مناقصه، دعوتنامه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، رویه های بازرسی و سایر مدارکی که برای انجام پروسه خرید با شروع از فاز شناسایی شرکت های فروشنده و سازنده آغاز و تا زمان شناسایی شرکت مورد نظر جهت خرید اقلام مورد نیاز می باشد، از جمله مدارکی هستند که در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ثبت و بارگذاری می شوند.

شناسایی شرکت های فروشنده (Bidder List)

در فاز تامین یک پروژه صنعتی، تیم تدارکات پروژه پس از دریافت مدارک مهندسی و تهیه و تنظیم مدارک مربوط به خود، فاز شناسایی شرکت های فروشنده یا سازنده محصول مورد نیاز(Vendor) را خواهند داشت.

عمدتا در تمامی صنایع لیست جامعی از شرکت های ارائه دهنده خدمت در هر فیلد موجود است که به آن AVL (Approved Vendors List) اطلاق می گردد. این لیست فهرستی از نام و سایر مشخصات شرکت های مختلف فروشنده، سازنده یا نمایندگی های آنها به تفکیک فیلد کاری که در آن فعالیت دارند و پیش از این طی یک پروسه مجزا صلاحیت آنها در آن فیلد مورد ارزیابی کارفرما قرار گرفته است، می باشد که مرجع مناسبی برای انتخاب شرکت یا شرکت های ارائه دهنده خدمت مورد نظر می باشد. علاوه بر این شرکت ها خود می توانند طی یک پروسه ارزیابی اقدام به شناسایی شرکت های جدید و ارزیابی و ورود آنها به این لیست نموده یا لیست جدیدی از فروشندگان و سازندگان برای سازمان خود انتخاب و در نرم افزار مدیریت پروژه های خرید و تدارکات وارد نمایند. این بانک اطلاعاتی شرکت ها منبع ارزشمندی در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ها است که که در ادامه عمر سازمان به صورت مداوم و با شناسایی شرکت های جدید یا ارزیابی حاصل از اجرای پروژه ها توسط شرکت های موجود و ثبت آن در سوابق کامل تر می شوند.

برگزاری مناقصه و دریافت پیشنهادها (Tender / Proposals)

در یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ، پس از شناسایی شرکت های سازنده و فروشنده فاز مناقصه و انتخاب شرکت مورد نظر آغاز می گردد. این خود پروسه های مفصل با تراکنش های مختلف است که لزوم ثبت تمامی گام های آن در یک پروژه خرید و تدارکات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

فرآیند انتخاب شرکت ها از لیست AVL اخذ تائیدیه های لازم جهت دعوت شرکت های منتخب برای دعوت در مناقصه، توزیع مدارک و اسناد تهیه شده مناقصه، اخذ گواهی محرمانگی و سپس ارسال اطلاعات فنی و نقشه ها برای بررسی این شرکت ها و ارسال و دریافت پرسش و پاسخ تا زمان دریافت پیشنهاد فنی و بازرگانی و سپس پروسه بررسی پیشنهادها چه در حوزه فنی، مالی و بازرگانی همه جزء ده ها یا حتی صدها تراکنش هایی هستند که طی فرآیند انتخاب شرکت برای تامین یک درخواست خرید در تیم تدارکات رخ می دهد و برای ثبت تک تک اطلاعات مربوط به آنها فرآیندی در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات آفام پیش بینی شده است.

در فاز تبادل پرسش و پاسخ جهت نهایی شدن یک پیشنهاد فنی (Technical Proposal) که به Technical Clarification موسوم می باشد، تبادل اطلاعات بین شرکت پیشنهاد دهنده (Bidder) با کارفرما (خریدار) از کانال تیم خرید و تدارکات پروژه و با تیم مهندسی انجام می گردد. یعنی در این فاز تیم مهندسی به عنوان وجه سوم این پروسه وارد فرآیند انتخاب می شود. این فرآیند تا زمان تائیدیه فنی یا رد پروپوزال ارائه شده Vendor توسط در تیم مهندسی با مجموعه متنوعی از تراکنش ها ادامه خواهد یافت.

انتخاب برنده (Vendor Selection)

پس از دریافت پیشنهاد های فنی و بازرگانی، فاز انتخاب برنده فرآیند بعدی در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات است. در این فاز نیز تیم تدارکات به تناسب ابعاد فنی و مقیاس مالی پروژه فرآیند انتخاب برنده را با مدیریت، هیات مدیره یا کمیسیون معاملات ادامه می دهد. گزارش بررسی ها و پیشنهادات (Bid Report) به همراه مستندات فنی، بازرگانی، مالی و سایر سوابق و مکاتباتی که طی مدت پروسه مناقصه رد و بدل شد در قالب یک گزارش به مرجع بالاتر ارسال شده و سپس فرآیند خرید در این سطح و با دریافت پیشنهاد مالی و یا بازگشایی پاکات، چانه زنی های مالی، بررسی جزئیات فنی ادامه می یابد.

تنظیم قرارداد (Purchase Order)

در یک پروژه خرید و تدارکات، پس از انتخاب برنده و اعلان آن به تیم خرید و تدارکات مجددا فرآیند پروژه خرید و تدارکات در واحد مربوطه و این بار با همکاری امور قراردادها ادامه می یابد. در این فاز قرار است تا قراردادی جامع منعقد گردد که در آن تمامی ابعاد و جزئیات مطرح شده در حین فرآیند مناقصه و انتخاب لحاظ شده باشد. مشخصات فنی، موضوعات حقوقی، قول و قرارهای رد و بدل شده در حین Clarification، تعهدات بازرگانی، نحوه تحویل، تعهدات، ضمانتنامه ها، ترم های پرداختی، نحوه تحویل، گارانتی، خدمات پس از فروش نظیر نصب، آموزش تحویل همه جزء مباحثی هستند که در مراحل مختلف مناقصه بین خریدار و فروشنده ردو بدل شدند و هم اکنون در زمان قرارداد باید جزئیات آن در قرارداد منعکس گردد.

مراحل ساخت و بازرسی (Fabrication / Inspection)

دریافت گزارش پیشرفت و جزئیات انجام کار توسط شرکت وندر در دوره های زمانی مشخص، در حین پروسه ساخت برای آگاهی از نحوه پیشرفت کار و کنترل پروژه و همچنین کنترل بودجه پروژه و پرداختی ها به شرکت سازنده از اهمیت بالایی برخوردار است. به غیر از آن در حین پروسه ساخت و تامین اقلام اولیه فرآیند بسیار مهم بازرسی را خواهیم داشت. شرکت سازنده موظف است در هر مرحله از اجرای پروژه علاوه بر ارائه گزارش، هماهنگی های لازم (Inspection Notification) برای بازرسی کارفرما و عوامل پروژه را به عمل آورد. در واقع کارفرما باید در چندین مرحله مختلف از مراحل ساخت یا تامین مواد اولیه علاوه بر دریافت گزارش های دوره ای منظم، با حضور در محل نسبت به بازرسی کار جهت انطباق و اخذ تائیدیه جهت ادامه فرآیند اقدام نماید.

فرقی نمیکند که شما در کجای اقتصاد دیجیتالی فعالیت می‎کنید، شما به اطلاعات مورد نیازتان خیلی سریع‎تر، بهینه‌تر و موثرتر دسترسی خواهید داشت

ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم

مشاوره رایگان